Số hóa quy trình nghiệp vụ, triển khai hệ thống lõi, ứng dụng trí tuệ nhân tạo có giá trị thực tế.
Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất về chuyển đổi số là đặt công nghệ ở vị trí trung tâm. Doanh nghiệp mua một hệ thống quản trị nguồn lực, một nền tảng quản lý quan hệ khách hàng, một công cụ trí tuệ nhân tạo, kỳ vọng rằng triển khai xong là chuyển đổi số thành công. Thực tế không như vậy.
Chuyển đổi số hiệu quả bắt đầu từ việc rà soát quy trình nghiệp vụ, xác định các điểm tắc nghẽn và cơ hội tối ưu, sau đó mới chọn công nghệ phù hợp. Triển khai công nghệ trên một quy trình chưa được tối ưu chỉ làm nhanh hơn một quy trình kém hiệu quả.
Tích hợp các hệ thống như SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365. Bao gồm phân tích yêu cầu nghiệp vụ, thiết kế quy trình, cấu hình hệ thống, di chuyển dữ liệu, đào tạo người dùng, hỗ trợ vận hành sau khi đưa vào sử dụng.
Triển khai Salesforce, Microsoft Dynamics 365, HubSpot cho đội kinh doanh và chăm sóc khách hàng. Tích hợp với tổng đài, thư điện tử, nền tảng tiếp thị tự động. Thiết kế quy trình bán hàng và phễu khách hàng theo đặc thù ngành.
Phân tích các tác vụ lặp lại có khối lượng lớn, thiết kế và triển khai robot phần mềm dùng UiPath, Automation Anywhere, Microsoft Power Automate. Tự động hóa các công việc nhập liệu, đối chiếu, báo cáo định kỳ, giảm thời gian xử lý và sai sót con người.
Triển khai hệ thống quản lý tài liệu, quản lý nội dung doanh nghiệp, quy trình phê duyệt điện tử. Số hóa tài liệu giấy với nhận dạng ký tự chất lượng cao, ký số văn bản điện tử, tích hợp với các hệ thống nghiệp vụ khác.
Triển khai các ứng dụng trí tuệ nhân tạo có giá trị nghiệp vụ rõ ràng: trợ lý ảo cho chăm sóc khách hàng, xử lý tài liệu thông minh, dự báo nhu cầu, phát hiện bất thường. Ưu tiên các bài toán có dữ liệu đầu vào sẵn và kết quả đo được.
Triển khai Microsoft 365 hoặc Google Workspace cho toàn doanh nghiệp, kèm với quản trị thiết bị đầu cuối, bảo mật thư điện tử, cộng tác trực tuyến, quản lý danh tính tập trung. Tạo nền tảng để nhân viên làm việc linh hoạt giữa văn phòng và từ xa.
Các dự án chuyển đổi số quy mô lớn thường thất bại khi cố gắng thay đổi quá nhiều thứ cùng một lúc. Chúng tôi đề xuất cách tiếp cận theo ba giai đoạn để giảm rủi ro và đảm bảo mỗi bước đều tạo ra giá trị đo được.
Tập trung vào cơ sở hạ tầng số của doanh nghiệp: môi trường làm việc cộng tác, quản lý danh tính tập trung, hệ thống quản lý tài liệu, hạ tầng mạng và bảo mật đủ đáp ứng. Đây là lớp nền cho mọi sáng kiến chuyển đổi số sau này. Thời gian thực hiện thường từ ba đến sáu tháng.
Lựa chọn một đến hai quy trình nghiệp vụ có giá trị cao và chưa được số hóa, thực hiện tái thiết kế quy trình và triển khai công nghệ tương ứng. Ví dụ quy trình bán hàng với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, quy trình tài chính với hệ thống quản trị nguồn lực, quy trình kho vận với hệ thống quản lý kho. Thời gian thực hiện thường từ sáu tháng đến một năm cho mỗi quy trình.
Sau khi có nền tảng số vững chắc và các quy trình cốt lõi đã được số hóa, doanh nghiệp mới nên đầu tư vào các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo, phân tích dự đoán, tự động hóa thông minh. Lúc này dữ liệu đã sạch và có cấu trúc, các sáng kiến đổi mới mới có nền tảng để thành công.
Nhiều doanh nghiệp muốn nhảy thẳng vào giai đoạn ba mà bỏ qua hai giai đoạn đầu. Kết quả là các dự án trí tuệ nhân tạo không có dữ liệu chất lượng để huấn luyện, các hệ thống tự động hóa không có quy trình chuẩn để tự động hóa. Chúng tôi luôn khuyến nghị khách hàng kiểm tra mức độ hoàn thiện của các giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn sau.
Thời gian triển khai phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp của quy trình nghiệp vụ, số lượng người dùng, mức độ tùy biến. Với doanh nghiệp quy mô trung bình, thời gian triển khai điển hình từ sáu tháng đến mười tám tháng. Doanh nghiệp lớn có hoạt động đa quốc gia hoặc nhiều mảng nghiệp vụ có thể mất hai đến ba năm.
Kinh nghiệm thực tế cho thấy các dự án nhanh hơn sáu tháng thường bỏ qua các bước quan trọng như phân tích quy trình và đào tạo người dùng, dẫn đến vấn đề vận hành sau khi đưa vào sử dụng. Các dự án kéo dài hơn hai năm thường mất động lực và khó duy trì cam kết của lãnh đạo.
Các khảo sát của các công ty tư vấn quốc tế thường đưa ra con số từ 30 đến 50 phần trăm dự án chuyển đổi số đạt được mục tiêu đề ra ban đầu. Con số này tương đương với các thị trường khác trên thế giới, không riêng Việt Nam.
Nguyên nhân thất bại phổ biến không nằm ở công nghệ mà ở tổ chức: thiếu cam kết từ lãnh đạo cao nhất, không phân công rõ trách nhiệm giữa đội nghiệp vụ và đội công nghệ thông tin, không đầu tư đủ cho quản lý thay đổi và đào tạo người dùng, đặt kỳ vọng không thực tế về thời gian và kết quả.
Tự động hóa quy trình bằng robot phát huy giá trị cao nhất với các tác vụ có ba đặc điểm: lặp lại với khối lượng lớn, quy tắc rõ ràng, dữ liệu đầu vào có cấu trúc. Ví dụ nhập liệu từ hóa đơn vào hệ thống kế toán, đối chiếu sổ sách giữa các hệ thống, xuất báo cáo định kỳ. Lợi nhuận đầu tư điển hình là từ 12 đến 24 tháng.
Không phù hợp với các tác vụ cần phán đoán, xử lý ngoại lệ, hoặc dữ liệu đầu vào không có cấu trúc. Với các tác vụ này, kết hợp tự động hóa với trí tuệ nhân tạo (tự động hóa quy trình thông minh) có thể là lựa chọn phù hợp hơn nhưng chi phí đầu tư cao hơn.
Phần lớn doanh nghiệp nên mua thay vì tự xây dựng. Lý do là xây dựng giải pháp trí tuệ nhân tạo chất lượng đòi hỏi đội ngũ kỹ sư chuyên môn cao khan hiếm trên thị trường, dữ liệu huấn luyện lớn, cơ sở hạ tầng tính toán đắt tiền, và thời gian lặp nhiều năm để đạt chất lượng sử dụng được. Các nhà cung cấp chuyên biệt đã đi trước nhiều năm và có lợi thế quy mô.
Ngoại lệ là các doanh nghiệp có dữ liệu đặc thù không có sẵn trên thị trường, hoặc xem trí tuệ nhân tạo là năng lực cạnh tranh chiến lược của riêng mình. Trong trường hợp này, cách tiếp cận phổ biến là mua nền tảng bên dưới và tự xây dựng lớp ứng dụng và mô hình đặc thù bên trên.
TES đánh giá mức độ hoàn thiện các giai đoạn và đề xuất hạng mục ưu tiên phù hợp.
Gửi yêu cầu tư vấn